Så skriver du en AI-policy på 30 minuter

Det är troligt att någon i ditt team redan använder AI-verktyg som ni inte har godkänt. Utan en skriftlig policy vet ingen vilka verktyg som är okej, vilken information som får läggas in eller vem man ska fråga.

Den här guiden tar dig från ingenting till en AI-policy på en sida på ungefär 30 minuter. Du behöver en person som äger policyn, en grov bild av vilken information företaget hanterar och en AI-assistent som skriver första utkastet.

Det här får du

• En policy på en sida som teamet kan läsa på två minuter.
• En kort lista med godkända verktyg, så att ingen behöver gissa.
• En enkel regel i rött, gult och grönt för vilken information som får användas var.
• En namngiven ägare och ett datum för översyn, så att policyn inte blir inaktuell.

Innan du börjar

Sätt av 30 minuter och samla tre saker:

1. En lista över de AI-verktyg som folk redan använder. Fråga i teamets chatt. Folk svarar ärligt när de förstår att målet är att hjälpa, inte att straffa.
2. En grov lista över informationen teamet hanterar: kunduppgifter, personalakter, ekonomiska siffror, avtal och källkod.
3. Namnet på den som ska äga policyn. Välj någon med mandat, inte bara den mest entusiastiska.

Steg 1: Fråga teamet vad de använder (5 minuter)

Lägg ut de här tre frågorna i teamets chatt och låt svaren komma in medan du gör steg 2 till 4:

1. Vilka AI-verktyg använder du i jobbet, även privata konton?
2. Vad använder du dem till?
3. Vilken sorts information lägger du in?

Läs svaren som underlag, inte som bekännelser. Verktygen folk redan använder visar var AI sparar tid åt dem. Policyn ska göra de användningarna säkra, inte förbjuda dem.

Steg 2: Välj godkända verktyg (5 minuter)

Välj ett eller två verktyg för hela företaget. Kontrollera tre saker i leverantörens egen dokumentation för varje verktyg:

• Finns det en företagsplan med administratörskontroll och ett gemensamt företagskonto?
• Säger villkoren om det ni skriver in används för att träna modeller?
• Om ni ska lägga in personuppgifter: erbjuder leverantören ett personuppgiftsbiträdesavtal? Enligt GDPR är en leverantör som hanterar personuppgifter åt er ert personuppgiftsbiträde, och ni behöver ett avtal med den.

Skriv ner verktygens namn och vilken plan ni valde. Be folk använda företagskonton i arbetet, inte privata, så att företaget kan styra åtkomsten och stänga den när någon slutar.

Steg 3: Sortera informationen i tre färger (5 minuter)

Ge varje sorts information en färg:

• Grön: okej i alla godkända verktyg. Offentlig information, text från er publicerade webbplats och allmänna frågor utan företagsuppgifter.
• Gul: bara i godkända verktyg, aldrig i privata konton. Interna dokument, mötesanteckningar, utkast till offerter och siffror utan namn.
• Röd: läggs aldrig in i ett AI-verktyg utan ett beslut från policyns ägare. Lösenord och åtkomstnycklar, betalkortsnummer, hälsouppgifter samt personuppgifter om kunder eller anställda som inte har anonymiserats.

Anpassa exemplen till din verksamhet. En kort lista med riktiga exempel fungerar bättre än abstrakta regler.

Steg 4: Lägg till tre regler (3 minuter)

1. En person granskar allt som lämnar företaget. AI skriver utkast, en person läser och skickar. Det gäller kundmejl, offerter, avtal och publika inlägg.
2. En person fattar beslut om människor. AI får hjälpa till att förbereda, men beslut om anställning, befordran, uppsägning, kredit och prestation fattas av en person. För sådana användningar gäller strängare regler, till exempel i EU:s AI-förordning.
3. Fråga innan du lägger till ett nytt verktyg. Den som vill testa ett nytt AI-verktyg frågar ägaren först. Bestäm hur snabbt ägaren ska svara.

Steg 5: Låt AI skriva första utkastet (5 minuter)

Klistra in det här i ert godkända AI-verktyg. Fyll i hakparenteserna med dina svar från de tidigare stegen.

Skriv en AI-policy på en sida för mitt företag, på enkel svenska som en medarbetare utan teknisk bakgrund kan läsa på två minuter.

Företag: [företagets namn, vad vi gör, antal anställda]
Godkända AI-verktyg: [verktygens namn och plan]
Policyns ägare: [namn och roll]
Datum för översyn: [sex månader från i dag]

Regler för information:
- Grön (okej i alla godkända verktyg): [dina gröna exempel]
- Gul (bara godkända verktyg, aldrig privata konton): [dina gula exempel]
- Röd (aldrig, utan beslut från ägaren): [dina röda exempel]

Regler:
1. En person granskar allt som AI skriver innan det går till en kund eller till allmänheten.
2. Beslut om människor (anställning, befordran, uppsägning, kredit, prestation) fattas av en person.
3. Fråga ägaren innan ett nytt AI-verktyg används.

Använd de här rubrikerna: Varför vi har den här policyn, Godkända verktyg, Vad får användas var, Tre regler, Vem du frågar, Datum för översyn. Skriv korta meningar och använd exempel från min verksamhet. Hitta inte på några juridiska krav. Avsluta med en lista över punkter där jag bör fråga en jurist eller ett dataskyddsombud.

Steg 6: Granska, utse ägaren och dela (7 minuter)

Läs utkastet en gång, rad för rad. Stryk det ni inte behöver och kontrollera varje exempel mot er verkliga verksamhet. Skriv ägarens namn och datum för översyn överst och dela policyn i teamets chatt.

Boka sedan 15 minuter på nästa teammöte för att gå igenom den med riktiga exempel. "Får jag klistra in det här kundmejlet i ett AI-verktyg? Vilken färg har det?"

Att tänka på

• Det här är en utgångspunkt, inte juridisk rådgivning. Om ni hanterar känsliga personuppgifter eller verkar i en reglerad bransch bör en jurist eller ett dataskyddsombud granska den färdiga versionen.
• Klistra inte in riktiga kunduppgifter i ett AI-verktyg för att skriva policyn. Prompten ovan behöver bara kategorier och exempel.
• AI kan göra fel. Läs policyn själv innan du delar den.

Så ser du att det fungerar

Fråga teamet efter en månad tre saker:

1. Vet du vilka AI-verktyg som är godkända?
2. Vet du vad du aldrig får klistra in?
3. Vet du vem du ska fråga?

Om någon svarar nej syns policyn inte tillräckligt. Dela den igen och ta in den i introduktionen av nya medarbetare.

Så får du den att fastna

En policy som ligger i en mapp ändrar ingenting. Tre saker hjälper:

• Ge folk ett bra godkänt verktyg. Om företagets verktyg är sämre än det privata fortsätter folk använda det privata.
• Gå igenom riktiga exempel på en kort workshop, inte bara dokumentet.
• Se över policyn var sjätte månad och varje gång ni lägger till ett verktyg.

Det här är en av styrningspunkterna i Vad en AI-redo verksamhet har på plats.

Vill du ha hjälp att införa det här, med den utbildning som får det att fastna? Börja med en AI-mognadsanalys.